Diseño organizacional y
valuación de puestos
El desempeño de las personas en
su trabajo depende de condiciones sistémicas, ya que el diseño estructural de
una organización repercute en los estados de ánimo de los miembros, cómo actúan
y como se apoyan.
Deming Juran nos explica que la
mayoría de los problemas que enfrentan las personas en el desempeño de su
trabajo se debe a deficiencias en el diseño de los sistemas, procesos,
procedimientos y estructuras de la organización.
Es también importante señalar
que la autoestima permite a cada quien arriesgar lo necesario para actuar en su
puesto de manera distintiva.
Para diseñar estructuralmente
una organización se parte a partir de la estrategia de negocio que se desea, ya
que el diseño consiste en definir las áreas y niveles que deberán componer una
organización, la interacción, diferencias, roles y puestos en general y cómo
éstos serán evaluados.
Las características del proceso
de diseño organizacional nos permiten la ágil interacción de las diferentes
áreas y niveles, que permite adaptación a los cambios del entorno, evita duplicidad
de funciones, establece pocos niveles organizacionales, permite que los
empleados se sientan importantes con sus logros y por último un mínimo control
sobre el desempeño de los trabajadores.
El diseño de las estructuras
debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio y con la
manera en que se desea administrar los recursos humanos.
Según la propuesta de Tichy y
Sherman, se trata de dos momentos de análisis: el momento actual y el momento
futuro. También se consideran tres ámbitos: el tecnológico, político y
cultural.
Con respecto a la Identificación
de las áreas que compondrán una estructura, las áreas que componen una organización
están en función de los procesos de trabajo esenciales que deben desempeñar. Procesos
fundamentales que rigen el diseño estructural por áreas son: producción o
transformación de materiales, comercialización de sus productos y servicios, investigación
y desarrollo de nuevos productos y servicios, financiamiento, desarrollo de la
organización y desarrollo del personal que integra la empresa.
Cuando se desea impulsar una
función específica dentro de una institución, se debe crear un elemento
estructural. Esto se realiza en tres pasos: creando departamentos encargados de
un rol, la asignación de la función a una sola persona o dos, con alto nivel
jerárquico y creando equipos temporales para proyectos definidos.
Los tipos de estructuras se
dividen en tres, los cuales son: líneas de interacción, dependencias directas y
dependencias indirectas, comités y las estructuras tipo matricial.
Las líneas de dependencia
directa muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los
ocupantes de otros puestos. Las dependencias indirectas se crean cuando el
ocupante de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento
especializado con otro puesto o grupo de puestos, manteniendo una relación de
autoridad técnica, sin ser su jefe directo.
Los comités establecen mecanismos
de interacción entre diferentes de la misma. Se constituyen por integrantes de
varios departamentos, que son encargados de establecer planes, mecanismos de
comunicación, métodos de supervisión, y aprobaciones y por último, las estructuras
matriciales sirven para asegurar una mejor representatividad de los intereses e
ideas de los empleados en las decisiones organizacionales.
Los niveles organizacionales
mantienen estructuras planas, cuyas características son que la estructura
consta de nivel operativo, gerencial y directivo, existe capacitación y
delegación de autoridad, se generan equipos autosugestivos, capaces de
dirigirse y administrarse, rol gerencial el cual establece contacto y
desarrolla empatía entre las personas, orientar a los demás, actúa como mentor
y directivos que tienen responsabilidad de la la supervisión general de los
sistemas de trabajo, para identificar cualquier aspectos que entorpezca la
labor de sus operativos o gerentes.
Según Adizes, en una
organización existen cuatro roles fundamentales: productor, administrador,
creativo e integrador.
El productor debe desempeñar
muchos puestos de la organización para conseguir rápidamente los resultados
esperados, sin importar las dificultades que deban enfrentar en el camino, como
vendedores y obreros. El administrador mantiene los controles en las
organización, éste se encarga de llevar los registros y memorias como los
auditores y contadores. El papel creativo es responsable de la búsqueda de
nuevas alternativas, también le corresponden puestos de investigación y
desarrollo, así como la mercadotecnia y por último, los puestos con papel de
integradores tienen como principal propósito atender a las personas que
conforman la organización, procurando que se integren a la misma.
Cuando hablamos del ciclo de
vida de las organizaciones, es importante mencionar que la madurez de una
organización depende de la manera en que logre conjuntar flexibilidad y una
tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad.
En su nacimiento las
organizaciones son flexibles y orientadas al logro de resultados, en la
adolescencia se intenta establecer cierta normatividad, reacciones rápidas y expansión
del mercado. En la madurez existe equilibrio en la estructura, flexibilidad en
los cambios, departamentos pequeños y orientados a la innovación.
Los puestos en las estructuras
organizacionales se definen en función de las cargas de trabajo. Existe un
proceso por el cual debe definirse el numero de puestos que integrarán una
estructura, el cual es el siguiente: analizar la visión y misión del negocio, explicar
el plan estratégico, identificar el sistema de trabajo, elaborar flujos de
operación, determinar áreas y niveles de la estructura y determinar el número
de puestos y funciones.
La descripción de puestos se
utilizan como una herramienta de definición de lo que se espera de una persona
que es contratada para realizar determinada función. Se elaboran mediante
entrevistas con los ocupantes de los puestos a describir, sus jefes directos y
clientes del mismo. Otra herramienta que se utiliza para determinar lo que se
espera de los diferentes puestos de una organización la constituyen los marcos
organizacionales, los cuales son un documento que describe la misión y roles
asignados a los ocupantes de una función en particular.
El método de valuación de
puestos constituye una base para promover el clima de equidad interna en la
compensación del personal, precisión y confiabilidad en las practicas de
remuneración a los empleados, también consiste en identificar las
características de las tareas que se exigen al mismo.
